*Artículo publicado en revista Argos, número 202, octubre 2018
Una de las razones esgrimida por los propietarios de centros veterinarios para no profesionalizar la gestión de sus empresas es el tiempo. Tiempo que les va a ocupar parte de su dedicación a su labor clínica, a su estudio para mantenerse al día en cuanto en el conocimiento clínico necesario para el ejercicio profesional, y lo que es más importante, para dedicárselo a su familia, amigos, a sí mismos, a ese tiempo libre tan necesario como imprescindible para mantener un equilibrio personal, pues el objetivo del trabajo es vivir mejor, no vivir para trabajar más y mejor.
Por esto, a lo largo de estos próximos tres meses quiero compartir con los lectores de Argos mi experiencia personal ayudando a otros para ser mejores empresarios, y que así puedan ser personas más felices y satisfechas, tanto con lo que hacen como con sus vidas en general. Iré desgranando lo que para mí son las diez claves del éxito a través de la gestión, y como se pueden poner en práctica con la ayuda de las diferentes herramientas, las cuales deberán trabajar para nosotros, nunca al revés.
Las herramientas de gestión se llaman así porque están pensadas para hacer el trabajo más sencillo, y sobre todo más eficiente sin mermar la mejor eficacia. Con esto quiero decir que para gestionar un centro veterinario pequeño o mediano no es necesario renunciar a trabajar como clínico, ni siquiera al tiempo libre para compartirlo con lo que queramos, amigos, familia, nosotros mismos…
Para facilitar la lectura, y de paso, ¡porque no!, hacerla más amena, propondré un formato a lo largo de estos tres artículos a través de preguntas, y siguiendo una secuencia cronológica, desde el principio, esto es, cuando te planteas si hay que hacer gestión y para qué, hasta un final en el que ya has alcanzado los objetivos que te propusiste, pero quieres seguir adelante y no perder los logros alcanzados.
EL PRINCIPIO DE TODO, LA PRIMERA CLAVE… SABER QUE ES LO QUE TENGO ENTRE MANOS
Se trata de los cimientos de todo el proceso de la gestión. Si vamos a controlar algo, tenemos que saber qué, si vamos a mejorar algo, necesitamos conocer a partir de qué punto, y cómo es en la actualidad, y si vamos a decidir si queremos gestionar algo, para tomar esa misma decisión necesitamos la información que nos indique cómo estamos, qué tal vamos… En definitiva, si no tenemos la información, no sabemos nada de nosotros, estamos expuestos a la incertidumbre, asumiendo el riesgo de encontrarnos un mal día en el punto que nunca desearíamos estar.
Lo mires como lo mires, se trata de algo que necesitas sí o sí, para mejorar, para verlo venir antes de que te engulla o simplemente por el mero hecho de tener una certidumbre y cierto control sobre nuestras propias existencias.
Es cierto que al principio construir este conocimiento supone trabajo, recopilar, ordenar y analizar, pero solo la primera vez, ya que entonces podrás disponer de las herramientas con la información actualizada y de calidad. Recuerda que un mantra de la gestión nos dice que los sistemas tienen que trabajar para nosotros, no al revés (nosotros para los sistemas)
Dicho esto… ¿qué información necesitaremos disponer para contestar a las siguientes preguntas?
- ¿Qué tengo?
- ¿Cómo me va?
- ¿Cómo lo hago?
- ¿Qué tal me podría ir?
- ¿Hasta dónde podría llegar?
Por un lado, debemos recopilar las cifras que generan nuestros sistemas informáticos, esto es, el programa de gestión que tenemos en la clínica, ordenarlas y analizarlas. Dicho así parece una montaña de trabajo, sin embargo es un buen momento para recordar que disponemos de las herramientas de gestión, y si se automatiza el volcado de las cifras que se generan mediante la actividad del negocio – o al menos se semiautomatiza- en un cuadro de mandos, ya tenemos mucho ganado.
Sí, ya hemos llegado a la primera herramienta, el cuadro de mandos de gestión. En esta herramienta se ordenan todas las cifras de ingresos y de gastos, así como los números relacionados con los clientes y los colaboradores que trabajan con nosotros. De esta forma sabremos cuánto ingresamos por un determinado servicio, y también lo que gastamos directamente en cada uno de ellos, también deberíamos conocer la importancia de cada uno de nuestros gastos, si la rentabilidad de nuestro negocio es la adecuada, si la productividad de nuestro equipo humano es razonable, si nuestra clientela es lo suficientemente fiel para sostener el negocio a largo plazo. Esto lo sabemos porque el cuadro de mandos es capaz de generar unos indicadores que de manera sencilla nos están informando sobre si se están hacemos las cosas bien, mal o regular. Para manejar esta herramienta, imprescindible en el control de cualquier negocio, no se requiere una ingeniería financiera avanzada, tan solo es necesario comprender conceptos de finanzas básicos.
Pero no solo de números vive el empresario, porque eso es lo que somos, empresarios, con independencia de que tengas un pequeño consultorio, una clínica pequeña o mediana, e incluso un hospital veterinario. Pues eso, te decía que necesitamos controlar más datos. Los más importantes son los que tienen la capacidad para informar sobre tus procesos. Y ¿qué es un proceso?, pues aquello que describe cómo hacéis las cosas dentro, y también hacia afuera, con los clientes. Todo lo que se hace, cualquier cosa, por pequeña o nimia que te pueda parecer, es un proceso. Por ejemplo, abrir la clínica por la mañana es un proceso, y tienen su gran importancia, no creas que es un tema baladí ni mucho menos. Ingresar a los pacientes para quirófano es otro proceso… y así sucesivamente con todo lo que te puedas imaginar. Pues bien, para esto también existen herramientas, y son las auditorías, en este caso se denominan “de procesos”
Siempre puedes hacer un gran trabajo inicial, tu primera gran auditoría, e ir actualizándola según vayas introduciendo, modificando o cambiando procesos. Al hacerlo así, de esta manera, poco a poco, pero de manera continuada, siempre dispondrás de toda la información de tu centro actualizada.
Hasta ahora podemos responder a la primera de las cinco preguntas planteadas anteriormente en este artículo “¿qué tengo?”. En la próxima entrega desgranaremos las claves que responden a las cuatro preguntas restantes, y por supuesto, las herramientas para trabajar con ello, de una forma eficaz y eficiente.